Calculadora de reembolso por kilometraje
Calcula cuánto te debe tu empresa por usar tu propio coche para trabajar. Introduce la distancia, tu tarifa de reembolso (por ejemplo, la tarifa estándar del IRS) y añade el aparcamiento y los peajes para obtener el importe total a reclamar.
Calcula tu solicitud de reembolso por kilometraje
Fórmula del reembolso por kilometraje
donde:
- \(R\) — reembolso total por kilometraje (en dólares)
- \(d\) — distancia recorrida por trabajo (millas o kilómetros)
- \(r\) — tarifa de reembolso por milla o kilómetro
- \(p\) — gastos de aparcamiento del viaje
- \(t\) — peajes pagados en el viaje
La fórmula multiplica la distancia recorrida por la tarifa que te pagan por cada unidad de distancia y después suma el aparcamiento y los peajes que sean reembolsables. Si la unidad de la distancia no coincide con la de la tarifa, la distancia se convierte primero mediante \(1\ \text{milla} = 1.609344\ \text{km}\).
Reembolso por kilometraje: ejemplo de cálculo
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Ejemplo: recorriste 120 millas en un viaje de trabajo, tu empresa paga la tarifa estándar del IRS de $0,70 por milla y pagaste $5 de aparcamiento y $3 de peajes.
\[ 120 \ \text{mi} \times 0.70\ \$/\text{mi} = 84.00 \]
\[ 84.00 + 5.00 + 3.00 = 92.00 \]
Resultado: reembolso por distancia $84,00, aparcamiento y peajes $8,00, total a reclamar $92,00.
Cómo usar la calculadora
- Introduce la distancia que recorriste por trabajo y elige si está en millas o en kilómetros.
- Introduce la tarifa de reembolso —por ejemplo, la tarifa estándar de kilometraje del IRS— y elige si se paga por milla o por kilómetro.
- Añade los gastos de aparcamiento que pagaste en el viaje (escribe 0 si no hubo).
- Añade los peajes que pagaste en el viaje (escribe 0 si no hubo).
- Consulta los resultados: reembolso por distancia, aparcamiento y peajes y tu total a reclamar.
La calculadora convierte las unidades automáticamente cuando hace falta. Si introduces la distancia en kilómetros pero la tarifa es por milla (o al revés), la distancia se convierte con el factor 1 milla = 1,609344 km antes de multiplicar, así que nunca tienes que hacer la conversión a mano.
¿Qué es el reembolso por kilometraje?
El reembolso por kilometraje es el pago que te da una empresa, un cliente o una organización por usar tu vehículo particular para trabajar. La idea es que no salgas perjudicado por el desgaste, el combustible y la depreciación que sufre tu coche en los desplazamientos profesionales. En lugar de guardar cada ticket de gasolinera y cada factura de mantenimiento, la mayoría de las organizaciones paga una tarifa fija por milla o kilómetro recorrido, pensada para cubrir de una sola vez todos los costes del vehículo.
En Estados Unidos, la referencia más habitual es la tarifa estándar de kilometraje del IRS (el Servicio de Impuestos Internos), que se fija cada año. Esa tarifa cubre el combustible, el mantenimiento, los neumáticos, el seguro, las tasas de licencia, el registro y la depreciación; es decir, todo excepto el aparcamiento y los peajes, que normalmente se reembolsan aparte según su coste real. Precisamente por eso esta calculadora incluye campos específicos para el aparcamiento y los peajes además del pago por distancia.
El resultado te indica el importe total que puedes reclamar. Si eres empleado, preséntalo con tu nota de gastos junto con tu registro de kilometraje. Si trabajas por tu cuenta, el mismo cálculo te da el gasto de vehículo deducible por las millas de uso comercial (según las normas fiscales de tu país). Ten en cuenta que tu empresa puede pagar una tarifa inferior a la estándar; en ese caso, introduce simplemente la tarifa que te pagan de verdad.
Supuestos, limitaciones y consejos prácticos
- Solo cuentan las millas deducibles o relacionadas con el trabajo. El trayecto de casa a tu puesto habitual normalmente no cuenta; los desplazamientos entre lugares de trabajo, las visitas a clientes y los recados profesionales, en general, sí.
- Lleva un registro de kilometraje. Anota la fecha, el destino, el motivo y las lecturas del cuentakilómetros (inicio y fin) de cada viaje. La mayoría de las empresas y de las administraciones fiscales exigen registros detallados, no solo un total.
- Comprueba el periodo de la tarifa. Las tarifas estándar cambian con el tiempo, y el IRS a veces las actualiza a mitad de año. Asegúrate de que la tarifa que introduces corresponde al año (y al mes) en que hiciste los recorridos.
- Las unidades deben reflejar la realidad. Si tu tarifa está expresada por kilómetro, selecciona kilómetros para la tarifa; la calculadora hará la conversión aunque tu cuentakilómetros marque en la otra unidad.
- El aparcamiento y los peajes son costes reales. Incluye solo los importes que pagaste de verdad y que puedas justificar con recibos. Las multas (por aparcamiento indebido o por exceso de velocidad) nunca son reembolsables.
- La tarifa ya cubre todos los costes del coche. No añadas combustible, seguro ni mantenimiento sobre una tarifa por milla: estarías contándolos dos veces, porque la tarifa ya los incluye.
¿Quieres saber cuánto te costaría al mes un coche de empresa? Prueba nuestra calculadora de cuotas de leasing del coche. Si conduces un coche eléctrico, la calculadora de tiempo de carga de vehículos eléctricos y la calculadora de autonomía de vehículos eléctricos te ayudarán a planificar tus viajes de trabajo teniendo en cuenta las paradas para cargar.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la tarifa estándar de kilometraje del IRS actualmente?
El IRS fija la tarifa estándar de kilometraje cada año y puede ajustarla a mitad de año. Para 2025, la tarifa por motivos comerciales es de 70 centavos por milla. Comprueba siempre la tarifa del año —y del mes— en que condujiste, porque usar una tarifa desfasada hace que tu reclamación quede por debajo o por encima de lo que te corresponde. Introduce en la calculadora la tarifa que se aplique a tus viajes: funciona con cualquier tarifa por milla o por kilómetro, no solo con la del IRS.
¿Cómo calculo el reembolso por kilometraje a mano?
Multiplica el total de millas de uso comercial por tu tarifa y después suma el aparcamiento y los peajes. Por ejemplo, 85 millas a \(0.70\ \$/\text{mi}\) dan \(85 \times 0.70 = 59.50\); si añades, por ejemplo, \$12 de peajes, obtienes \$71,50. Si tu registro está en kilómetros pero la tarifa es por milla, divide primero los kilómetros entre 1,609344. Llevar una hoja de cálculo sencilla con las lecturas de inicio y fin del cuentakilómetros hace el cálculo rápido y a prueba de auditorías.
¿El reembolso por kilometraje tributa como renta?
En general, no. Si tu empresa te paga una tarifa igual o inferior a la estándar del IRS (o su equivalente en un plan de rendición de cuentas) y justificas el motivo comercial, el pago no se considera salario tributable. Los pagos por encima de la tarifa estándar pueden convertir el exceso en renta tributable, y si recibes una asignación fija para el coche sin justificación, normalmente cuenta como renta tributable. Las normas varían según el país y el tipo de plan, así que consulta con tu departamento de nóminas o con un asesor fiscal.
¿Qué cuenta como millas comerciales y se incluyen las de casa al trabajo?
Las millas de uso comercial abarcan los desplazamientos entre lugares de trabajo, las visitas a clientes, los trayectos a centros de trabajo temporales y los recados profesionales. El trayecto habitual de casa a tu puesto de trabajo casi nunca es reembolsable ni deducible. Un desvío de camino al trabajo (por ejemplo, parar en un proveedor) solo computa por la distancia extra respecto a tu trayecto normal. Ante la duda, registra el viaje con una nota sobre su motivo y consúltalo con tu empresa o con tu gestor fiscal.
¿Debo contar las millas de ida y vuelta o solo las de ida?
Cuenta el recorrido completo de ida y vuelta, porque conduces todas esas millas. Si visitas a un cliente a 40 millas y vuelves a la oficina, registras 80 millas. La única excepción es el trayecto diario: si conduces de casa a casa de un cliente, la parte que computa es el exceso sobre tu trayecto normal de casa a la oficina. La calculadora en sí no distingue trayectos: introduce simplemente la distancia total reembolsable.
¿Cuáles son las tarifas típicas de reembolso por kilometraje fuera de Estados Unidos?
Las tarifas varían según el país. La tarifa prescrita por la CRA canadiense ronda los 70 centavos por kilómetro en los primeros 5.000 km (menos a partir de ahí). En el Reino Unido, la asignación aprobada por la HMRC es de 45 peniques por milla en las primeras 10.000 millas y de 25 peniques después. Muchas empresas europeas pagan entre 0,30 y 0,40 € por kilómetro. Usa la tarifa que publique tu empresa o tu administración fiscal: la calculadora acepta cualquier tarifa por milla o por kilómetro y convierte entre ambas automáticamente.
¿Qué ocurre si mi empresa paga menos que la tarifa del IRS?
En la mayoría de los casos es legal para los empleados: ninguna ley federal estadounidense obliga a pagar la tarifa completa del IRS, aunque algunos estados, como California, exigen el reembolso a una tarifa razonable. Introduce la tarifa que recibes realmente para ver tu pago efectivo. A efectos fiscales, el kilometraje no reembolsado por lo general no es deducible en la declaración federal de los empleados con formulario W-2 desde 2018, así que negociar una tarifa justa con tu empresa importa más que la perspectiva fiscal.